Belang van volledige registratie in verzuimadministratie

Administreren is veelal niet ieders grootste hobby. Echter om uw bedrijfsvoering te ondersteunen is het van belang dat de gegevens in uw verzuimadministratie volledig en juist zijn. Tegenwoordig gebeurt dit vaak in een verzuimvolgsysteem met volledige integratie van de Wet Verbetering Poortwachter.

Waarom zou u griepjes van een dag registreren of iemand bij de arbodienst beter melden? Toch bent u onbewust een dief van eigen portemonnee als u dat niet doet. 

Ziekmelden
Herald heeft hoofdpijn en meldt zich ziek, maar geeft aan dat hij er morgen weer is. Peter heeft rugpijn en schat in dat hij volgende week weer komt werken. De feiten: Herald is drie dagen ziek en bij Peter duurde het toch wat langer: na vijf weken is hij weer beter. Herkent u de voorbeelden?

De verzuimverzekering keert uit na de eigen risico periode. In dit geval 14 dagen. Peter is niet ziek gemeld. Met terugwerkende kracht kan dat niet meer. Het gevolg is dat drie weken loon niet wordt vergoed. Herald heeft zich afgelopen jaar gemiddeld 5 keer ziekgemeld met hoofdpijn. Tijd voor een frequent verzuim gesprek. Een goede en tijdige registratie loont echt.

Hersteld melden
Peter meldt zich beter, mooi! Hij is snel weer op zijn oude werkniveau. Toch blijft de herstelmelding even liggen. Dat komt morgen wel. Gevolg: de verzekeraar bedankt je daarvoor. Jaarlijks is het verzuim hoger dan de werkelijkheid en dat heeft wel degelijk invloed op je premie. En die premies zijn niet laag. Door verzekeraars wordt scherp gelet op mensen onterecht ziek houden. Loop daarin geen onnodig risico en voer de herstelmelding door. Ook voor de juistheid van je verzuimcijfers.

Uit dienst melden
Dat doen ondernemers goed… u geeft het direct door aan uw administratie of administratiekantoor. En uiteraard ook in het verzuimvolgsysteem! Daarnaast wordt het aantal medewerkers gefactureerd die in het volgsysteem staan. Als u dit niet doet, maakt u dus onnodige kosten. Dit kunt u voorkomen door juist registeren.

De vastlegging moet wel volledig zijn, anders kunnen verzuimbegeleiders hun taak niet uitvoeren. Enkele voorbeelden:

• BSN
  U mag als werkgever een BSN vastleggen. De arbodienstverlener ook. Sterker nog, zij hebben een BSN nodig voor bijvoorbeeld de communicatie met het UWV. We zien steeds vaker dat werkgevers een BSN niet vastleggen/verwijderen, dat betekent ook dat de arbodienstverlener geen BSN meer hebben en dat belemmert de dienstverlening. Dus graag het BSN vastleggen en niet verwijderen. 
• Werknemers (zonder verzuimdossier) staan niet altijd in het verzuimvolgsysteem
  In het kader van de nieuwe Arbowet bent u als werkgever verplicht u werknemers de mogelijkheid te bieden om een arbeidsomstandighedenconsult te hebben. Echter kunnen arbodiensten deze niet inplannen indien de werknemer niet in het verzuimvolgsysteem bekend is. Het is belangrijk dat alle werknemers, ongeacht of ze al een verzuimdossier hebben, in het systeem staan. Als de arbodienstverlening het moeten doen kost u dat onnodig geld.

  Voor klanten met een koppeling met een personeelsinformatiesysteem gebeurde dit in het verleden automatisch. Echter in het kader van de AVG geven niet alle personeelsinformatiesystemen nog gegevens door van werknemers zonder dossier. Wij hebben hier geen invloed op. Het nadeel voor u is dat u uw nieuwe werknemers dus zelf in twee systemen moet invoeren.

Registratie loont!

Bron: MKBasics