Verzuim­begeleiding, wat moet u regelen als ondernemer?

Een zieke werknemer heeft begeleiding nodig. Wat moet u als ondernemer en werkgever precies doen bij verzuim en re-integratie? En wie of wat kan u hierbij helpen? Volg deze 10 stappen voor correcte verzuim­begeleiding.

Verzuim­begeleiding door de werkgever

Als werkgever moet u zorgen voor goede verzuim­begeleiding. U volgt de richtlijnen uit de Arbowet en de Wet verbetering poortwachter:

• De Arbowet zegt dat u moet zorgen voor een veilige en gezonde werkplek én dat u moet zorgen voor deskundige ondersteuning bij verzuim.
• De Wet verbetering poortwachter bevat alle stappen die er gezet moeten worden als een werknemer (langdurig) ziek is.

Verzuim­begeleiding in 10 stappen

Goede begeleiding van een zieke werknemer begint al bij het eerste telefoontje: de ziekmelding. Ook daarna volgen nog allerlei stappen die gezet moeten worden. Namelijk:

1. Ziekmelding doorgeven

   Als uw werknemer ziek is, meldt u dit bij een arbodienst of bedrijfsarts. Dit moet u wettelijk gezien binnen één week doen. Als u verzekerd bent tegen ziekte­verzuim, moet u het vaak al op de eerste ziektedag doorgeven aan de arbodienst.

2. Probleemanalyse

   Is uw werknemer zes weken ziek, dan moet de arbodienst of bedrijfsarts een probleemanalyse maken. Hierin staat waarom de werknemer niet meer kan werken, wat zijn mogelijkheden tot herstel zijn en wanneer hij het werk weer denkt te kunnen hervatten.

3. Plan van Aanpak

   Binnen acht weken na de ziekmelding (uiterlijk twee weken na de probleemanalyse) moet u als werkgever een Plan van Aanpak (PvA) maken. Dit doet u in samenwerking met uw zieke werknemer. In dit plan beschrijft u concreet wat e en uw werknemer gaan doen om de werkzaamheden weer te hervatten.

4. Voortgangsgesprekken

   Iedere zes weken moet u als werkgever met uw werknemer de voortgang bespreken. Dat hoeft u trouwens niet allemaal zelf te doen. U kunt als werkgever een ‘casemanager’ kiezen. Dat is iemand die de uitvoering van het Plan van Aanpak begeleidt en controleert.

5. Re-integratiedossier

   Is er sprake van dreigend langdurig verzuim, dan moet u een re-integratiedossier bijhouden. Alle e-mails, formulieren en documenten die u gebruikt bij deze stappen vormen het re-integratiedossier.

6. Ziekmelding bij UWV

   Is uw werknemer 42 weken ziek? Dan moet u dit melden bij het UWV. Dit kunt u online doen, via het werkgeversportaal.

7. Jaarevaluatie

   Tussen week 46 en week 52 na de ziekmelding volgt een eerstejaarsevaluatie. U en/of uw casemanager kijkt dan samen met de werknemer terug op het (bijna) afgelopen jaar. U stelt ook vast welk re-integratieresultaat u in het tweede ziektejaar wil behalen en hoe u dat gaat aanpakken.

8. Werk en werkplek aanpassen

   Na een jaar ziekte bent u als werkgever verplicht om het werk, de werkplek en/of de arbeidsmiddelen van de werknemer aan te passen, als dit nodig is. Dit mag natuurlijk ook eerder, als het kan en gewenst is door beide partijen.

9. Re-integratieverslag

   Is uw werknemer na twintig maanden nog niet volledig aan de slag, dan maak je een re-integratieverslag. Dit doet u in overleg met uw werknemer. Hierin staan alle afspraken en concrete resultaten van de geplande werkhervatting.

10. WIA aanvragen

    Als de werknemer na 87 weken nog niet aan de slag kan, ontvangt hij een WIA-aanvraagformulier van het UWV. Dit formulier moet hij binnen drie weken terugsturen naar het UWV. Als er aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, start de WIA-uitkering voor uw werknemer.

Tip: Verzuim­protocol Geef uw personeel inzicht in deze stappen! In een verzuim­protocol beschrijft u wat u en uw werknemer precies doen vanaf de ziekmelding.

Hulp bij verzuim­begeleiding

Gelukkig hoeft u het niet alleen te doen. Sterker nog: bij de begeleiding van zieke werknemers is het verplicht om u te laten bijstaan door deskundigen. U bent in ieder geval verplicht een bedrijfsarts in te zetten. Daarnaast is het handig een casemanager te kiezen en eventueel andere arbeidsexperts.

Bedrijfsarts inschakelen

Een bedrijfsarts schakelt u in via uw arbodienst of zelf, als u een overeenkomst met een bedrijfsarts hebt. De bedrijfsarts helpt u bij de juiste uitvoering van uw verzuim­beleid.

Wat doet een bedrijfsarts?

De bedrijfsarts beoordeelt bijvoorbeeld de ziekmelding van de werknemer. Hij richt zich daarbij op het functioneren van de werknemer en niet op de klachten. Hij kijkt zo veel mogelijk naar wat de werknemer nog wel kan doen, ondanks zijn beperkingen. 

Casemanager aanstellen

Bij de begeleiding van een zieke werknemer kunt u een casemanager aanstellen. Dat is iemand die u en uw werknemer ondersteunt bij alle stappen die gezet moeten worden rondom ziekteverzuim. Een casemanager kan u een hoop werk uit handen nemen. U kunt zelf een casemanager kiezen. Via uw verzekeraar of arbodienst is er vaak een verzuim­coach beschikbaar die deze rol op zich kan nemen. Als u kiest voor een MKB verzuim-ontzorg­verzekering krijgt u een casemanager toegewezen.

Arbeidsdeskundigen inzetten

Via de arbodienst kunt u naast een bedrijfsarts of arboarts vaak ook andere experts en arbeidsdeskundigen inzetten. Bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon of een mediator, want verzuim kan ook te maken hebben met een arbeidsconflict of een voorval op het werk. Er zijn ook experts beschikbaar via andere instanties. Er zijn deskundigen vanuit het UWV, de gemeente, de verzekeraar of arbeidsdeskundigen die als zelfstandige inzetbaar zijn. U kunt een arbeidsdeskundige ook preventief inzetten. Bijvoorbeeld voor een arbeidsdeskundig onderzoek.

Voordelen goede verzuim­begeleiding

Goede verzuim­begeleiding is heel belangrijk voor uw bedrijf. Waarom is dat zo? De belangrijkste voordelen op een rij:

• U voorkomt onnodig verzuim
  Doordat het proces goed is ingericht, zal de werknemer zich niet snel onnodig ziek melden. Met de juiste begeleiding is de kans dan ook kleiner dat frequent verzuim zal leiden tot langdurig verzuim. 
• U beperkt langdurig verzuim 
  Door de werknemer te helpen bij zijn re-integratie kunt u hem mogelijk sneller aan het werk helpen. Vooral bij psychische aandoeningen, zoals een burn-out, is veel te winnen door de juiste aanpak en inzet van experts.
• U bespaart tijd
  In eerste instantie lijkt een goede verzuim­begeleiding u juist tijd te kosten, maar met de juiste hulp, gericht op snelle re-integratie, kan het op de lange termijn veel tijd besparen.
• U bespaart geld
  Een zieke werknemer kost gemiddeld 260 euro per dag. Door goede verzuim­begeleiding kunt u het aantal ziektedagen flink verlagen en dus geld besparen.
• U hebt minder stress
  Een goede aanpak geeft rust. Het voorkomt stress bij u en uw werknemer. En het laatste wat u wilt is een verstoorde arbeidsrelatie, met alle gevolgen van dien.
• U krijgt een goede reputatie
  De juiste zorg voor uw mensen levert u een de reputatie op van een goede werkgever. Zowel binnen het bedrijf als erbuiten. Want uw werknemers horen van de goede aanpak en delen dit weer met anderen. Daarmee kunt u zelfs nieuwe werknemers aantrekken en nieuwe klanten.

Bron: ondernemenmetpersoneel.nl